Ist ein Arbeitsgang begonnen, aktiv, obsolet oder fertig, wird dies im PAS dokumentiert und hinterlegt. Alle Mitarbeiter können dann erkennen, ob der Arbeitsgang vor ihrer Arbeit fertig ist und weitergearbeitet werden kann. Außerdem kann so stets der aktuelle Zustand aller Arbeitsgänge, die im PAS verwaltet sind, abgerufen werden.